أولاً: تعريف عام:
تقع دائرة شئون الموظفين ضمن الهيكل التنظيمي للجامعة الإسلامية، حيث تتبع نائب الرئيس للشئون الإدارية وتعتبر من أهم الدوائر الإدارية في الجامعة وذلك لعلاقة هذه الدائرة المميزة مع باقي دوائر وكليات الجامعة المختلفة، وتعتبر همزة الوصل بين إدارة الجامعة والعاملين فيها، وتقوم دائرة شئون الموظفين بتنفيذ كافة التعليمات والقرارات التي تصدر عن إدارة الجامعة إلى باقي الدوائر والكليات في الجامعة.
ثانياً:الأهداف:
1-
تزويد الجامعة بالقوى العاملة المطلوبة من التخصصات المختلفة لحاجة العمل الإداري من الكفاءات المتميزة.
2-
رفع كفاءة أداء الموظفين الإداريين وخدمات الحرم الجامعي من خلال الدورات التدريبية وتطوير البرامج اللازمة.
3-
تحقيق الرضاء الوظيفي لموظفي الجامعة الذي يحقق الانتماء الصادق للجامعة.
4-
تقديم خدمات شئون الموظفين بسهولة ويسر والتي يحتاجها الموظفين الإداريين والأكاديميين.
ثالثاً: مهام العمل:
1.
متابعة شئون الموظفين من الهيئة التدريسية والإدارية وخدمات الحرم الجامعي بخصوص التعيينات والترقيات والإجازات والتنقلات .. إلخ، وذلك بناءً على قرارات من الجهة المختصة.
2.
عمل ملفات لجميع العاملين تتضمن كل ما يتعلق بالموظف.
3.
ضبط دوام الموظفين بصورة شهرية من خلال متابعة دوامهم وضبط أوقات حضورهم وانصرافهم ومتابعة المقصرين بإرسال توجيهات وخصومات مختلفة.
4.
الإعلان عن وظائف إدارية داخلياً وخارجياً وتلقي الطلبات لشغل عدة وظائف في بعض دوائر الجامعة حيث تم إعداد ملفات وكشوف لطلبات المتقدمين للوظائف الشاغرة وتقديمها للجان المقابلات.
5.
المشاركة في لجان المقابلات المختلفة الخاصة بالإداريين.
6.
عمل البرامج اللازمة لأعمال الدائرة ومتابعة تطوير هذه البرامج باستمرار.
7.
متابعة أمور التأمين الصحي من حيث إصدار الكشف الشهري للمؤمنين والتعاون مع إدارة التأمين الصحي لحل إشكلات التأمين وتسهيل استخراج بطاقات التأمين.
8.
تزويد الجهات المختصة بالتقارير والإحصاءات من معلومات وبيانات عن كل موظف.
9.
متابعة سكرتارية الكليات وتوفير البدائل في حالة الغياب أو النقص.
10.
إصدار إفادات للعاملين في الهيئة التدريسية والإدارية والخدمات.
11.
إصدار تقارير الوضع الوظيفي للأكاديميين للترقيات.
12.
الإعداد الدوري لمحضر شئون الموظفين وتنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عنه.
13.
متابعة الأوضاع الاجتماعية للموظفين الخاصة بالزوجات والأولاد فوق سن 18 سنة.
14.
متابعة منح أبناء العاملين بشكل مستمر ودائم.
15.
إصدار إفادات لأبناء العاملين بالعقود الدائمة - بخصوص منحة أبناء العاملين – الراغبين بالدراسة بالجامعة، ومتابعة أوضاعهم خلال الدراسة.
16.
توزيع المتدربين من الإداريين والفنيين من طلبة الجامعة وطلبة المؤسسات الأخرى على كليات ودوائر الجامعة المختلفة وإصدار الإفادات اللازمة لذلك للجهات المختصة.
17.
تعميم العطل والإجازات على العاملين حسب ما يردنا من قرارت من رئاسة الجامعة.
18.
متاعبة وتدقيق كشوف العمل الإضافي وعمل الإجراءات اللازمة للصرف.
19.
متابعة دوائر الجامعة التي تقوم بعملية التقييم السنوي لموظفيها من أصحاب العقود المختلفة طوال العام.
20.
احتساب مستحقات العاملين حسب الأصول عندما تنتهي عقودهم مع الجامعة.
إعداد كافة الإحصائيات المتعلقة بالعاملين والعمل على تحديث هذه الإحصائيات باستمرار.
رابعاً: الهيكل التنظيمي: